TABLE DES MATIÈRES
1 – Définition et domaine d’application
Qu’est-ce qu’un flux de facture dématérialisé ?
Dématérialiser une facture consiste à remplacer une facture papier par un flux de données. Lors de chaque émission de facture, le fournisseur met à disposition des clients qui le souhaitent, un fichier reprenant l'ensemble des informations relatives aux données de facturation sous un format de type csv, xls ou xml ou tout autre format souhaité. Le fournisseur peut y ajouter les PDF pour que ce soit complet sur votre plateforme N’Gage.
A quoi cela sert ?
Avoir un flux de factures dématérialisé sert à avoir les consommations et coûts relatifs à vos compteurs sur la plateforme N’gage d’Energisme. La solution N’gage vous permet donc de centraliser les factures de tout vos fournisseurs au même endroit, de vérifier que vos factures sont complètes et de gérer aussi bien administrativement qu’énergétiquement les erreurs liées à vos factures. De manière générale, le flux de vos factures dématérialisé couplé à l’intelligence de la plateforme N’Gage vous aide à gérer votre budget énergie.
2 – Procédures à suivre
Fournisseurs déjà interfacés avec Energisme
Dans le cas où nous avons déjà un flux de données avec le fournisseur (liste à retrouver dans le document « Catalogue Connecteurs Energisme »), la procédure est la suivante : signature du mandat puis mise à disposition des données par le fournisseur et enfin intégration des données par Energisme sur la plateforme.
Fournisseurs qui ne sont pas encore interfacés avec Energisme
Il peut arriver que nous n’ayons pas encore de flux de données disponible avec le fournisseur. Dans ce cas, la procédure est la suivante : vous devez envoyer un mail à votre contact fournisseur, en nous mettant en copie, pour demander l’accès à un flux de données dématérialisé. La transmission des données de facturation peut se faire via fichier plat (csv, xml, excel) sur serveur SFTP externe, API REST ou encore par mail sur une adresse mail générique Energisme. Nous pourrons par la suite les intégrer sur la plateforme N’gage d’Energisme.
Flux de données dans les marchés publics
Lors du renouvellement des marchés il convient de s’assurer que le cahier des charges mentionne la mise à disposition d’un flux car celui-ci peut être inexistant ou payant. Ci-après un extrait que vous pouvez faire figurer dans votre cahier des charges :
Lors de chaque émission de factures, le titulaire du marché subséquent met à disposition des Membres qui le souhaitent, en plus du fichier de facturation via chorus, un fichier reprenant d’une part l’ensemble des factures en pdf et d’autre part, l'ensemble des informations relatives aux données de facturation sous un format de type csv, xls ou ods ou tout autre format souhaité par le membre (cadre qui pourra être amené à évoluer en fonction des besoins du Membre).
Dans le cas du fichier csv, xls ou ods les libellé des champs de facturation seront en en-tête de colonne avec à chaque ligne les données de facturation pour un PCE.
Ces données au format informatisé ainsi que pdf seront déposées par le fournisseur via un flux de données automatisé sur un serveur sftp externe appartenant au client ou via API REST et les Membres du groupement pourront les intégrer dans leurs logiciels de gestion des fluides respectifs.
A terme, la transmission des données via API REST permettant d’accéder automatiquement et en temps réel aux données de facturation est souhaitée.
Le candidat précisera dans son mémoire technique la liste des informations présentes dans le fichier ainsi que sa capacité à faire évoluer le format du fichier si nécessaire.